Réussir son Séminaire

1 - Définir vos objectifs :

Avant de vous lancer dans la planification de votre séminaire, la première étape est de déterminer vos objectifs en vous demandant quels résultats vous souhaitez obtenir :


• Renforcer la cohésion des membres de votre entreprise,
• Motiver et fédérer vos équipes,
• Susciter la réflexion et les échanges afin de trouver des solutions aux problèmes ou d’apporter une innovation aux stratégies en place,
• Valoriser l’entraide et les compétences de chacun via des activités et des animations interactives,
• Renforcer la culture d’entreprise et faciliter la communication entre vos collaborateurs,
• Faire sortir vos collaborateurs de leur cadre habituel pour les sortir de leur zone de confort,
• Présenter la stratégie globale et réaffirmer les valeurs de l’entreprise avec l’ensemble de vos salariés,
• Récompenser vos collaborateurs…

3 - Trouver l’environnement idéal :

Il y a 2 cas de figure :

• Les participants résident tous dans la même zone géographique. Dans ce cas, il sera préférable de choisir un lieu peu éloigné mais suffisamment quand même pour sortir vos collaborateurs de leur cadre habituel. La distance augmente à la fois les coûts de déplacement, la difficulté d’organisation, les risques mais aussi l’empreinte carbone générée par votre événement professionnel.
• Les participants sont répartis dans toute la France. Dans ce cas, choisir un point central permettra d’éviter de privilégier certains de vos collaborateurs et de créer ainsi des tensions. Des départements comme la Dordogne, le Lot et le Cantal par exemple permettent un accès rapide que l’on vienne du nord, de la région parisienne ou de Marseille. Centre-Ville, Mer, Campagne ou Montagne ?


Centre-Ville, Mer, Campagne ou Montagne ?

Chaque univers a ses propres avantages. L’idéal étant de changer les habitudes de vos collaborateurs et donc de choisir le lieu qui sera le plus dépaysant pour eux.
N’oubliez pas que les villes sont propices aux sorties nocturnes en dehors de votre évènement. Ces sorties peuvent avoir un effet positif sur la cohésion de vos groupes mais en général, elles perturbent fortement les journées de formation qui suivent.
La campagne, les stations balnéaires en hiver ou les stations de ski en été, permettent à la fois d’éviter ce genre de problème tout en permettant à vos salariés de se ressourcer dans un cadre peu commun.
On y respire mieux, ce qui favorise la concentration et stimule les brainstormings.

Rappeler qu’un voyage en train ou en bus, moins polluant que de se déplacer en voitures individuelles, est aussi un moyen idéal pour passer du temps entre collaborateurs et resserrer les liens.

4 - Trouver le lieu parfait :

Pour bien choisir le lieu idéal pour votre séminaire, plusieurs points sont à prendre en compte. Vous devrez dans un premier temps évaluer clairement vos objectifs afin de choisir un lieu qui répondra entièrement à vos attentes. Par exemple, si permettre à vos collaborateurs de se concentrer entièrement sur les réunions que vous allez leur proposer est votre priorité : un endroit isolé sera préférable, loin du tumulte et des sources de distraction d’une ville. Il vous faudra choisir un endroit adapté au nombre de participants attendus ; ni trop grand ni trop petit.

Votre budget est également un point essentiel. Une part importante de ce budget doit être réservée aux activités. Il serait dommage de ne pas pouvoir profiter pleinement de ce séjour pour motiver ou impliquer vos équipes. Il faudra donc que ce budget, tout en intégrant un minimum de confort, vous permette de réaliser vos objectifs.

Vous devrez regarder de près la réputation et les recommandations que vous trouverez sur les différents lieux que vous aurez sélectionnés. Attention, 1 avis sur 3 que vous pouvez lire sur internet est faux. Ces avis peuvent parfois ne pas suffire à éviter les mauvaises surprises. C’est pour cela que nous vous conseillons si possible, d’organiser des visites avant de prendre une décision finale. Vous pourrez voir les installations de près, discuter avec le personnel et vous assurer que l'environnement correspond pleinement à vos attentes. Prévoyez toujours un plan B. Entre le moment de votre première demande de devis et votre prise de décision finale, les disponibilités peuvent évoluer. Même en posant une option sur la réservation des chambres, de mauvaises surprises peuvent survenir. En effet, nombreux sont les établissements qui acceptent de prendre plusieurs options sur la même date.

5 - Vérifier les équipements et les services :

Pour être efficace, il est essentiel de disposer de salles et d’un équipement adaptés. Il faudra donc que vous preniez en compte plusieurs points importants :


• Des salles de réunion adaptées au nombre de participants sont indispensables. Elles devront être tempérées pour que les participants puissent rester concentrés tout au long de vos réunions. Trop chaudes ils auront tendance à être moins dynamiques et performants lors de vos brainstormings. Trop froides, ils auront du mal à se concentrer, ce qui nuira à vos réunions. La qualité sonore est essentielle. Une salle avec de l’écho ou une grande salle dans laquelle le son se diffuse mal, gêneront profondément la qualité des échanges.
• L’isolation sonore est aussi à prendre en compte. Pour ne pas entendre ce qui se passe dehors mais aussi pour que vos échanges restent discrets.
• La luminosité : évitez les néons qui fatiguent et agressent les yeux et peuvent provoquer des maux de tête au bout de quelques heures. Une lumière naturelle serait l’idéal.
• Ne pas mésestimer l’importance du confort. Les réunions peuvent durer et être dans une position inconfortable ne permet pas de rester concentré dans la durée.
• Les possibilités de dispositions des salles sont essentielles : U, théâtre, école, cabaret, vous aurez le choix et vous pourrez même demander que ce soit modifié pendant la journée. Chaque disposition a ses propres avantages et inconvénients, à vous de voir quelles seront vos priorités.

N'oubliez pas de faire une liste complète des équipements nécessaires en fonction de votre programme et de vérifier que tout fonctionne correctement avant le début du séminaire. Certains établissements vous prêteront ou vous proposeront de louer du matériel, ce qui vous évitera de transporter des appareils fragiles.

Attention, un petit câble manquant ou un micro en panne peuvent complètement altérer l’organisation de votre événement professionnel.

6 - Choisir les bonnes activités :

Le choix des activités est un point essentiel à la réussite de votre évènement professionnel :

Renforcement de l'esprit d'équipe, motivation, facilitation de la communication ou renforcement de la culture d'entreprise, la liste des objectifs que vous pourrez réaliser en chiosissant les bonnes activités est longue.
Rassurez-vous, nous serons à vos coté pour vous aider à définir vos objectifs prioritaire et à sélectionner les activités les plus pertinentes.
Laissez libre cours à votre imagination, et n'hésitez pas à discuter avec notre équipe d'organisation pour concrétiser vos idées, même les plus originales.

7 - Trouver les bons intervenants :

Intervenant célèbre ou conférencier expert ?

Il y a 2 cas de figure :

Faire venir un intervenant célèbre ou organiser une conférence lors d'un séminaire peut apporter de nombreux avantages et enrichir l'expérience des participants de différentes manières.

Les intervenants sont souvent des experts dans leur domaine. Leur présence permet aux participants d'acquérir des connaissances approfondies et de bénéficier de l'expertise d'une personne reconnue dans le domaine en question.

La présence d'une personnalité célèbre peut inspirer et motiver les participants. Les réussites et expériences partagées peuvent stimuler l'enthousiasme et encourager les participants à atteindre leurs propres objectifs.

Ces experts éminents apporteront leurs connaissances, leurs compétences et leur expérience diversifiée pour enrichir vos discussions et stimuler la réflexion au cours de cet événement incontournable.

La célébrité n'est pas forcément synonyme d'expertise. Intervenants célèbres ou Expert dans son domaine, les deux ont leurs avantages, à vous de voir. L'idéal étant d'organiser une conférence avec un intervenant à la fois expert et réputé.